Термины и определения

Введение

Данное руководство описывает технические требования, рекомендуемое оборудование, настройки и работу пользователей с программным обеспечением Линк Вебинары. В руководстве представлены рекомендации по оптимальным настройкам и работе с вебинарами, а также приведены ответы на часто задаваемые вопросы.

Технические требования

Сетевые параметры

ПО Линк Вебинары использует различные современные технологии, которые частично или полностью могут быть ограничены в корпоративных сетях в соответствии с принятыми в них сетевыми политиками безопасности.

Все необходимые сетевые настройки описаны в «Руководстве по установке ПО МТС Линк on-premise. Встречи».

Примечание: сервис может некорректно работать при использовании proxy-серверов и других специфических ограничений сети.

Рекомендации по ширине интернет-канала в зависимости от условий использования приведены в таблице:

Оборудование пользователя

Рекомендуемое пользовательское оборудование приведено в таблице:

Программное обеспечение

В силу технических особенностей работы браузеров, рекомендуется использовать следующие:

Прочие требования

Прочие требования к пользовательскому программному обеспечению приведены в таблице:

Установка ПО

Процесс установки серверного решения описан в «Руководстве по установке программного обеспечения МТС Линк on-premise. Встречи».

Работа с пользовательской частью программного обеспечения Линк Вебинары осуществляется через поддерживаемые браузеры (см. раздел «Программное обеспечение»), через мобильное или десктопное приложение.

Для полноценного доступа ко всем настройкам личного кабинета, комнаты и вебинаров необходимо использовать поддерживаемые браузеры или десктопное приложение.

Мобильное приложение

Актуальная версия мобильного приложения для iOS доступна для скачивания по ссылке.

Актуальная версия мобильного приложения для Android доступна для скачивания по ссылкам: Google Play, App Gallery или RuStore.

Важно: перед началом работы в мобильном приложении нужно настроить его связь с сервером.

1. На экране авторизации нажмите на «Изменить сервер подключения»

2. Далее введите адрес сервера и нажмите «Сохранить».

Теперь можно авторизоваться под своей учётной записью on-premise решения.

Десктопное приложение

Актуальная версия десктопного приложения доступна для скачивания по ссылкам:

• для Windows — https://apps.webinar.ru/weteams/linkchats-desktop.exe

• для MacOs — https://apps.webinar.ru/weteams/linkchats-desktop.dmg

• для Linux —  https://apps.webinar.ru/weteams/linkchats-desktop.AppImage
  https://apps.webinar.ru/weteams/linkchats-desktop.deb
  https://apps.webinar.ru/weteams/linkchats-desktop.tar.gz

• в формате MSI —  https://apps.webinar.ru/weteams/linkchats-desktop.msi.

Важно: перед началом работы в десктопном приложении необходимо настроить его связь с сервером.

1. Перед авторизацией в приложении откройте пункт меню «Файл» — «Сервер подключения» — «Добавить адрес сервера»

2. Далее укажите название и адрес сервера и нажмите кнопку «Добавить»

После добавления окно будет закрыто, и произойдет переключение на заданный сервер. Корректность переключения можно проверить повторным открытием меню настройки рабочих пространств.

3. Для массовой установки приложения внутри Организации можно использовать файл конфигурации рабочих пространств. Он находится по ссылке: C:\Users\User\AppData\Roaming\MTS Link\config.json. 

Выбранное рабочее пространство задается параметром «selected workspace host», а все доступные пространства параметром «workspaces».

Примечание: если в настройках браузера разрешить сайту «https://my.mts-link.ru/» открывать ссылки, используя приложение МТС Линк, то при подключении к мероприятию десктопное приложение будет открываться в фоновом режиме.

Вебинары

Вебинары — онлайн-мероприятия для проведения деловых собраний, лекций, курсов, презентаций. На вебинаре один или несколько спикеров выступают в режиме реального времени.

Создание вебинара

Для создания вебинара:

1. Войдите в личный кабинет под своими учётными данными и перейти в раздел «Вебинары»

2. Нажмите «Запланировать» и выберите в качестве типа мероприятия «Вебинар». Также возможно скопировать любой из уже созданных вебинаров (см. раздел «Шаблоны мероприятий»)

3. Оформите лендинг: добавьте дату, время, фон, ведущего и другие параметры

4. Настройте основные параметры: укажите владельца мероприятия, уровень доступа к нему — с регистрацией или свободным входом, количество напоминаний о мероприятии, наличие пароля

5. Добавьте участников и установите их права. После сохранения настроек им будет отправлено письмо с приглашением

6. Задайте дополнительные настройки прав внутри вебинарной комнаты (см. раздел «Настройки комнаты»): список участников, их возможность выходить в эфир, доступ к чату. Эти и другие параметры комнаты можно выбрать как до начала вебинара, так и во время его проведения

7. Завершите создание вебинара, нажав на кнопку «Сохранить изменения».

Оформление лендинга

Для оформление лендинга:

1. Укажите название, дату и время начала, часовой пояс и продолжительность вебинара, включите или отключите автозапускПримечание: указываемые время и продолжительность носят информационный характер и не будут влиять на время начала и завершения события.

При включенном автозапуске вебинар будет начинаться согласно указанным дате и времени. Функция доступна как для одиночных, так и для серийных мероприятий.

Примечания:

• мероприятие может стартовать с отклонением ±2 минуты от указанного

• при автоматическом запуске учитывается лимит одновременных мероприятий согласно тарифному плану. То есть, если ограничение по тарифу — 1 одновременное мероприятие, при попытке автозапуска и наличии уже запущенного мероприятия старта не произойдет.

2. Загрузите фоновое изображение. После нажатия на кнопку «Изменить фон» откроется кнопка-подсказка «Сменить изображение». Нажмите на неё, выберите нужное изображение с жёсткого диска компьютера Рекомендуемые размеры: 1920x1080 пикселей, не более 2 Мб.

3. Добавьте ведущего. Для этого нажмите на соответствующую кнопку в верхней части экрана, в открывшемся окне выберите существующего ведущего Или добавьте нового, для этого заполните его данные и загрузите фотографию. Минимальный размер изображения 50х50 пикселей.Для удаления ведущего нажмите на иконку «Удалить» справа от имени ведущего.

4. После нажатия на кнопку «Далее» откроется окно с рядом настроек. В случае включенной опции:

• укажите адрес электронной почты

• укажите, показывать или нет ведущего на лендинге

• укажите, будет ли ведущий администратором или нет

• включите или отключите приглашение в Организацию.
  

При выключенном оповещении настройка остальных параметров недоступна.

Примечание: ссылка на вебинар будет получена только после добавления участников и их сохранения (см. раздел «Работа с участниками»). По такой ссылке вход возможен только после начала мероприятия. До начала в вебинар может зайти только владелец мероприятия, администратор Организации или владелец Организации.

5. Дополните страницу описанием. В поле «Расскажите участникам, о чём будет мероприятие» можно добавить анонс мероприятия. Поддеживается форматирование текста и добавление скрытых гиперссылок

6. Добавьте ссылки на группы и чаты в мессенджерах. В поле «Группы и чаты в мессенджерах» можно вставить ссылки из Telegram и WhatsApp, а также добавить их краткое описание

7. Добавьте файлы к описанию. Нажмите на соответствующую кнопку в нижней части окна, вам будет предложено добавить ссылку на Youtube или Vimeo или выбрать загрузку файла с компьютераВажно: файлы загрузятся, только если соответствуют техническим требованиям.

8. Просмотрите внешний вид лендинга. Для просмотра нажмите на иконку «Посмотреть как участник» справа от кнопки «Перейти к вебинару».

Работа с участниками

Участники могут попасть на вебинар только по ссылке. Обычно владелец мероприятия размещает её на своих ресурсах — сайт, социальные сети. 

Можно поделиться основными атрибутами вебинара, скопировав их внутри вебинарной комнаты. Для этого нажмите на троеточие в правом верхнем углу окна и выберите опцию «Скопировать приглашение». В буфер обмена будет скопирован текст следующего вида:

Примечание:  cтроки с паролем и описанием будут отсутствовать в случае, если они не были заполнены в настройках вебинара.

Если же заранее известны электронные адреса потенциальных участников, можно добавить их на одноимённой вкладке настроек, нажав на кнопку «Пригласить» или «Добавить участников».

Приглашение по имейл и из адресной книги

В окне приглашения участников введите их электронные адреса, нажимая «Enter» после ввода каждого из адресов. После добавления всех адресов нажмите кнопку «Пригласить».

В окне приглашения участников можно выбрать необходимые контакты из адресной книги. Для удобства воспользуйтесь строкой поиска сверху. Все указанные в рассылке участники получат на почту письмо со ссылкой на мероприятие.

После нажатия на кнопку «Перейти к вебинару» откроется страница подключения или регистрации на вебинар. В данном случае, возможно, придётся вводить пароль, который необходимо узнать у владельца.

Если после перехода по ссылке ничего не происходит, значит, вебинар ещё на начался, и нужно дождаться его начала.

Изменение данных участников

Чтобы изменить данные участника, кликните левой кнопкой мыши по участнику в списке окна приглашения участников. 

Перед вами откроется «карточка» с его данными. Нажмите на иконку «Карандаш», откроется окно, где можно ввести или отредактировать личные данные участника и добавить его фотографию. После ввода нажмите кнопку «Сохранить» в самом низу списка данных.

Импорт из файла

Чтобы импортировать контакты, нажмите на ссылку «Импортируйте» в левом нижнем углу окна приглашения участников. Перед вами откроется окно скачивания шаблона для импорта. Скачайте шаблон.После скачивания и заполнения всех полей загрузите готовый шаблон, для этого нажмите на кнопку «Импортировать».

Приглашение участников из предыдущих вебинаров

С помощью функции «Пригласить из вебинаров» в окне приглашения можно добавить участников, посетивших одно из четырёх последних мероприятий.

Роли участников

Владелец вебинара. Обладает полной функциональностью внутри вебинарной комнаты. Он может:

• начинать и завершать вебинар

• ставить мероприятие на паузу и снимать его с паузы

• добавлять и удалять участников

• изменять роль любого участника вебинара

• добавлять и откреплять файлы до начала, во время и после завершения вебинара

• выходить в эфир

• управлять файлами и запускать демонстрацию экрана

• убирать спикеров из эфира и приглашать их выйти в эфир

• управлять настройками вебинара (модерация чата, показ вкладок с чатом, вопросами и списком участников, доступ участников к файлам, разрешение на выход в эфир).

Администратор вебинара. Может почти то же самое, но в отличие от владельца не может:

• начинать вебинар

• добавлять или удалять файлы до начала или после завершения вебинара

• изменять права владельцу вебинара.

Ведущий вебинара. Может почти то же самое, что администратор, но в отличие от него не может:

• удалять все вопросы и сообщения чата

• завершать вебинар

• редактировать профиль участника

• окончательно удалить участника.

Участник вебинара. Права и возможности ограничены настройками вебинара.

Ведущий или администратор могут давать всем участникам дополнительные права на:

• выход в эфир без одобрения ведущих и администраторов

• управление файлами мероприятия — добавлять их, запускать и переключать

• запуск демонстрации экрана.

Индивидуально выдавать права участникам нельзя — либо сразу всем, либо ни одному.

Назначение участника ведущим или администратором

Во время мероприятия возможно изменить роль любому участнику на ведущего или администратора. Для этого:

• нажмите кнопку «Участники» в правом верхнем углу окна вебинарной комнаты

• нажмите на иконку с тремя точками рядом с именем участника и выберите соответствующую опцию.

Изменение имени участника

Чтобы изменить имя участника нажмите кнопку «Участники» в правом нижнем углу окна вебинарной комнаты, далее нажмите на иконку с тремя точками рядом с именем участника и выберите «Предложить имя». 

Откроется окно, где нужно ввести новое имя и нажать на кнопку «Предложить», после этого появится уведомление.

Участник получит уведомление с возможностью принять или отклонить новое имя. После принятия в левом нижнем углу окна появится уведомление.

• администраторы могут предлагать имена всем участникам и ведущим

• ведущие могут предлагать имена всем участникам, кроме администраторов

• участникам данная опция недоступна.

Лимиты участников

Для равномерного распределения потоков между регулярными мероприятиями, а также для удобства управления и модерации можно ограничивать количество участников, которые могут зарегистрироваться и посетить вебинар.

Для этого в настройках на странице оформления лендинга задайте лимит в соответствующем поле.

Особенности и ограничения:

• в серийном вебинаре лимит устанавливается для всей серии или для отдельного мероприятия

• можно установить лимит для всей серии, а затем указать значение для каждого вебинара по отдельности. Для этого необходимо создать и сохранить серийный вебинар, открыть личный кабинет Вебинаров, переключить отображение на календарь, выбрать нужную серию и изменить её лимит

• установка лимита недоступна при создании быстрого вебинара

• нельзя уменьшать лимит на число меньшее, чем количество уже зарегистрированных или присутствующих участников

• нельзя уменьшать лимит после начала мероприятия

• нельзя указывать лимит больше, чем позволяет тарифный план

• нельзя изменять условия входа — свободный доступ/регистрация — после начала мероприятия.

Работа лимитов зависит от того, включена регистрация на мероприятия или нет.

На вебинарах со свободным доступом лимит занимают участники, находящиеся на мероприятии. Сверх лимита могут зайти только администраторы и ведущие. При этом участник учитывается при подсчёте числа вошедших, независимо от его роли. Владелец, администратор и ведущий также входят в указанное число.

Пригласить можно любое число участников, даже если оно превышает значение лимита. Войти на вебинар может столько, сколько указано в лимите.

При попытке подключения к вебинару, в котором закончились свободные места, участник увидит соответствующее сообщение.

При достижении лимита владельцу придёт уведомление в личный кабинет, а также появится сообщение внутри мероприятия. Лимит можно увеличить прямо во время мероприятия, нажав на «Изменить лимит».

На вебинарах с регистрацией зарегистрироваться сможет столько участников, сколько указано в лимите. Войти на вебинар смогут все зарегистрированные участники, независимо от их роли.

Ограничение распространяется на приглашения со страницы настройки лендинга и из вебинарной комнаты. Приглашённые участники учитываются при подсчёте свободных мест.

При попытке регистрации на вебинар, в котором закончились свободные места, участник увидит соответствующее сообщение.

При достижении лимита владельцу придёт уведомление в личный кабинет и письмо на электронную почту.

Регистрация участников на завершившееся мероприятие

Для использования функционала регистрации на завершившееся мероприятие активируйте переключатель «Регистрация на запись» в боковом меню настроек вебинара.

В вебинарах с регистрацией система сначала предложит участнику зарегистрироваться, нажав на соответствующую кнопку, а потом позволит перейти к онлайн-записи мероприятия. 

В вебинарах со свободным входом на лендинге прошедшего мероприятия будет сразу доступна кнопка «Посмотреть запись», после нажатия на которую откроется доступ к записи.

В файле статистики зарегистрировавшиеся на запись участники будут располагаться в конце списка на листе «Участники» со следующими параметрами:

• статус регистрации — «Зарегистрирован самостоятельно»

• дата регистрации — «Позже чем время завершения мероприятия»

• время входа/выхода — «Н.В.»

• присутствие — «Не посетил»

• по опоздавшим участникам будут данные из формы регистрации, сведения об источнике перехода и utm-метках.

Функционал не работает для:

• завершённых мероприятий

• серийных мероприятий

• платных мероприятий

• мероприятий с настройкой «Премодерация».

Напоминания о вебинаре

Для настройки напоминаний:

1. Откройте настройки напоминаний. Для этого нажмите на иконку «Карандаш» напротив пункта «Установить напоминания» в боковом меню настроек вебинара

2. В открывшемся окне выберите до трёх напоминаний из предложенных вариантов, либо задайте дату напоминания

Также для каждого напоминания можно настроить название и текст, для этого нажмите на иконку «Карандаш» рядом с напоминанием. После ввода названия и текста в соответствующие поля нажмите на кнопку «Готово».

Примечание: по умолчанию для каждого вебинара установлены напоминания «За день до» и «За 15 минут до». Их можно отменить и задать другие.

3. Для закрытия настройки напоминаний кликните левой кнопкой мыши в любое место основного окна. Все изменения вступят в силу после нажатия на кнопку «Сохранить изменения» в верхней части основного окна.

Добавление файлов до вебинара

Для добавления файлов до начала мероприятия:

1. Откройте менеджер файлов. Для этого нажмите на кнопку «Файлы» в боковом меню настроек вебинара, а затем на кнопку «Добавить файлы» наверху или «Добавить файл или тест» внизу

2. В открывшемся окне можно выбрать файлы из папок хранилища или загрузить в него файлы с компьютера, последовательно нажав на кнопки «Добавить файл или тест» и в открывшемся меню на «Загрузить с компьютера».

Также возможно загрузить файлы с компьютера перетягиванием их в соответствующую область бокового меню вебинара.

Примечание: мультимедиа внутри презентаций — аудио, видео, анимация, заметки, не поддерживается. Такие презентации будут сконвертированы в pdf-файл.

3. После загрузки файлов выберите нужный и нажмите на кнопку «Добавить». Добавленный файл появится в правом меню настроек вебинара.

Помимо добавления файлов, соответствующих техническим требованиям, в выпадающем окне можно выбрать добавление видео с сервисов YouTube и Vimeo, тестов и голосований, а также создавать папки с разными названиями для удобного поиска нужных файлов.

Важно: видео неподдерживаемых форматов не будет воспроизводиться, хоть и будет загружено в файловое хранилище.

Параметры мероприятия

Основные и дополнительные параметры настраиваются в правой части основного окна в соответствующих разделах настроек.

Основные параметры

1. Тип мероприятия. Данная настройка определяет будет ли это вебинар в реальном времени (прямая трансляция) или автовебинар. Настройка существует только у пользователей с подключенной функцией «Автовебинар»

2. Ссылка на мероприятие. Последние цифры в ссылке можно заменить на уникальный набор букв и цифр. Для этого кликните на иконку «Карандаш» в поле со ссылкой. Далее введите нужное значение и нажмите «Готово». Если название не будет уникальным, то сохранить его не получится и нужно будет выбрать другое

3. Не повторять. С помощью этой настройки можно создать серийное мероприятие (см. раздел «Создание серии вебинаров») и задать правила его повторения

4. Автозапуск мероприятия. Подробнее см. в разделе «Оформление лендинга»

5. Стоимость. Здесь можно задать стоимость посещения мероприятия в рублях. Настройка появляется только после заключения агентского договора

6. Теги. Настройка позволяет задать теги для быстрого поиска мероприятий

7. Язык. Выбор языка интерфейса конкретного мероприятия. Важно: у всех пользователей с личным кабинетом интерфейс будет отображаться на том языке, который указан у них в профиле. Данная настройка будет применяться для участников мероприятия без личного кабинета

8. Вход на мероприятие. По умолчанию для любого вебинара установлен свободный доступ. Если есть необходимость узнать имя, профессию или другую информацию об участниках до начала вебинара, выберите опцию «Регистрация».

Примечание: все поля будут обязательны для заполнения. Добавить необязательные для заполнения поля невозможно.

В форму регистрации можно добавлять дополнительные поля. Для этого нажмите на иконку «Карандаш» справа от формы «Регистрация», в открывшемся окне нажмите «+». Поля могут быть как свободными, так и с заданными ответами.

9. Лимит участников. Количество доступных мест на мероприятии будет ограничено указанным числом

10. Пароль для входа. Позволяет задать любой пароль для доступа к мероприятию

11. Зал ожидания. При активации данного функционала участники смогут присоединяться только после подтверждения от администратора

12. Регистрация на запись. Позволяет регистрировать пользователей на завершённые мероприятия, что даст им возможность просмотра записи вебинара. Подробнее см. в разделе «Регистрация Участников на завершившееся мероприятие»

13. Показывать в календаре. При активации данного функционала ссылка на вебинар и его анонс будут отображаться в календаре Курсов (см. «Руководство пользователя программного обеспечения Линк Курсы»)

14. Установить напоминания. Подробнее см. в разделе «Напоминания о вебинаре»

15. Удаление мероприятия. Полное удаление мероприятия из личного кабинета. При необходимости можно сделать рассылку участникам с информацией об отмене мероприятия.

Дополнительные параметры

1. Модерация чата и вопросов. При активированной опции сообщения от участников будут видны в чате только после проверки модератором или администратором

2. Выходить в эфир. При активированной опции у участников появится кнопка выхода в эфир, который можно сделать либо автоматическим, либо с подтверждением

3. Подключаться к вебинару с включенным микрофоном. При активированной опции участники будут присоединяться к вебинару с уже включенными микрофонами. Данную опцию рекомендуется отключать

4. Управлять файлами. Возможность участников добавлять файлы и управлять ими в презентере

5. Показывать экран. При активированной опции у участников появится кнопка показа экрана

6. Управлять медиа контентом. Возможность участников управлять видеоплеером

7. Писать сообщения в чат. Возможность участников писать сообщения в чат

8. Задавать вопросы. Возможность участников задавать вопросы

9. Видеть список участников. При активированной опции каждый из участников сможет просматривать список всех участников мероприятия.

Создание серии вебинаров

Серия вебинаров — это повторяющееся мероприятие с постоянной ссылкой. Серийные вебинары используют для двух основных задач:

• работа по одной и той же теме с одной и той же группой людей в течение нескольких дней

• работа по одному и тому же материалу, но в разные дни с разными людьми.

Для активации функционала установите график проведения, изменив значение поля «Не повторять» на нужное. В том числе доступна возможность выбора и настройки собственного графика.

Серии бывают двух видов:

• с регистрацией на все мероприятия серии. Используется для организации цикла вебинаров, на котором один состав участников будет раскрывать одну большую тему. Участники регистрируются сразу на весь цикл мероприятий, и по каждому будет приходить напоминание

• с регистрацией на ближайшее мероприятие в серии. 

Особенности работы серий:

• при добавлении файлов к одному мероприятию они автоматически прикрепляются ко всем событиям серии

• в режиме календаря каждое событие серии отображается отдельно на свою дату

• в режиме ленты вся серия отображается как одна плитка

• для смены описания конкретного мероприятия войдите в календарь, выберите нужное событие, внесите изменения и сохраните их, нажав на кнопку «Для этого вебинара»

• для продления или сокращения серии увеличьте или уменьшите количество мероприятий, если ограничение было по их количеству или укажите необходимую дату, если ограничение было по дате. Изменения нужно применять ко всей серии.

  Важно: если на вебинар были приглашены участники, то при изменении типа регистрации все они будут удалены, и потребуется пригласить их снова.

Шаблоны мероприятий

Чтобы заново не выставлять и не путаться в настройках однотипных мероприятий, можно использовать функцию дублирования.

Для этого:

1.Создайте шаблонное по настройкам и описанию мероприятие, в котором будут выставлены параметры регистрации, добавлены пользовательские соглашения, будет структура описания мероприятия и т.д.

2.Сохраните, но не запускайте мероприятие. Желательно в наименовании указать, что это шаблон или образец

3. Создайте мероприятие на основе созданного шаблона, нажав на кнопку «Дублировать» на карточке вебинара в Ленте

или из редактора мероприятия

4. Внесите необходимые правки в созданную копию: актуализируйте дату, поправьте описание, проверьте список участников и запустите мероприятие.

После нажатия на кнопку «Дублировать» откроется окно с настройками, выберите, что именно нужно скопировать.

Пользователь с правами администратора не сможет скопировать:

• настройки автозапуска

• мероприятие типа «Автовебинар»

• ссылки на группы и чаты в мессенджерах на лендинге

• дополнительные настройки.

Пользователь со статусом «сотрудник Организации»:

• имеет те же ограничения, что и у администратора

• не может скопировать файлы, настройки напоминаний, список приглашённых участников.

Автовебинары

Автовебинар — это имитация живой трансляции. Вместо прямого эфира участники смотрят видео, у которого нет привычных элементов управления (воспроизведения, паузы, перемотки).

Для создания автовебинара:

1. Создайте обычный вебинар и перейдите в область настроек в правой части окна комнаты

2. Выберите тип мероприятия «Автовебинар»

3. Загрузите видео, кликнув на поле «Добавить». Загрузка полностью идентична процессу добавления файлов к мероприятию. Примечание: объем видео не должен превышать 2 Гб. 

   

4. Укажите дату начала, время старта, часовой пояс и продолжительность автовебинара.

5. Сохраните мероприятие.

Автовебинар запустится автоматически в назначенное время и завершится спустя время, указанное в настройках его продолжительности.

Для участников автовебинар будет выглядеть как обычная трансляция. Они смогут писать в чат и задавать вопросы в одноимённой вкладке. Чтобы не оставлять их один на один с видео, рекомендуется следить за чатом, вопросами и отвечать участникам мероприятия.

Рекомендации:

• если по видео можно определить время суток, оно должно соответствовать времени проведения автовебинара

• спикер на видео не должен отвечать на вопросы аудитории и не комментировать чат. Все ответы на вопросы лучше давать после выступления

• желательно поставить в начало и в конец видео заставку продолжительностью несколько минут на случай, если не все участники успели присоединиться вовремя.

Модуль «Вовлечение Участников»

Данный модуль представляет собой набор функций для отслеживания заинтересованности и предпочтений слушателей.

Основные цели применения модуля:

• позволяет заметить, когда зрители заскучали, чтобы сделать перерыв

• помогает определить учащихся, которые регулярно отвлекаются, чтобы вовлечь их в процесс и добиться усвоения знаний

• даёт возможность улучшить материал и способы его подачи.

В модуль входят следующие функции:

1. Контроль внимания — инструмент, который позволяет отследить активность участников на мероприятии, отразить, насколько аудитории интересно содержание мероприятия и формат подачи.

Участник помечается неактивным, если он:

• перешёл на другую вкладку

• свернул браузер или переключился на другое приложение

• отключил звук всех спикеров.

Если участник зарегистрировался, но ещё не подключился, либо отключился в процессе вебинара, то он будет виден в статусе не в «сети».

   2. Индикация активности аудитории — во время мероприятия индикатор активности отображается в правом верхнем углу окна вебинарной комнаты и в верхней части списка участников.

После завершения мероприятия активность участников можно посмотреть на графике вовлечённости внутри онлайн-записи мероприятия и в xls-файле со статистикой в столбцах «Фактическая активность» и «Рейтинг участника» (см. раздел «Статистика»).

   3. Контроль присутствия — функционал позволяет выводить всплывающее сообщение с подтверждением присутствия на мероприятии. Подробнее см. в разделе «Контроль присутствия».

   4. Разделение участников на группы — модуль позволяет делить участников мероприятия на группы для проведения групповых тренингов или разбора кейсов с помощью вебинара. Подробнее см. в разделе «Разделение участников на группы».

Контроль присутствия

Контроль присутствия — инструмент, который помогает определить уровень вовлечённости слушателей. Доступ к его запуску имеют только администраторы и ведущие.

Для запуска и остановки контроля присутствия нажмите на кнопку «Глаз» в правом нижнем углу вебинарной комнаты. Выберите время, в течение которого участник может подтвердить своё присутствие. Нажмите на кнопку «Запустить проверку».

У участников появится кнопка «Подтверждаю».

Когда ведётся контроль, иконка «Глаз» изменяет цвет. Пока участники подтверждают присутствие, владелец может следить за динамикой — сколько человек нажало на кнопку «Подтверждаю».

Запущенный контроль присутствия автоматически остановится после отведённого времени показа. Или же его можно прекратить вручную, нажав на кнопку «Остановить».

После мероприятия можно скачать xls-файл, в котором на листе «Участники» будут собраны данные по контролю присутствия (см. раздел «Статистика»). 

В статистике будет отображено суммарное количество нажатий на кнопку «Подтверждаю» за всё время мероприятия, а также процент кликов по кнопке «Контроль присутствия» от количества показов.

Разделение участников на группы

Данный функционал используется для совместного выполнения заданий и решения кейсов участниками мероприятия. Групповая работа входит в модуль «Вовлечение участников».

Разделение на группы выполняется администратором вебинара путём нажатия на соответствующую иконку в списке участников в правом верхнем углу окна вебинарной комнаты.

Особенности групповой работы:

• разделение проходит так, чтобы в каждой группе было равное количество участников, но не менее двух. Максимальное количество групп — не более 100

• участники не делятся автоматически, а сами выбирают группу, при условии, что соответствующая настройка активирована

• участники видят время, отведённое на групповую работу. После истечения этого времени возврат в обычный режим работы произойдет автоматически. При необходимости время можно увеличить
  Примечание: продолжительность групповой работы не может быть менее 5-и минут

• группам можно давать задания. Администратор может изменять задание и время на групповую работу. Для этого достаточно нажать на иконку разделения на группы ещё раз

• разделение может осуществляться как во время вебинара, так и до его начала.

Автоматическое распределение

Если опция «Участник сам выбирает группу» отключена, то участники автоматически переходят в созданные комнаты. Распределение происходит равномерно по числу групп. Создатель мероприятия и администраторы в группы не попадают, а остаются в основной комнате.

Новые участники, которые заходят после разделения, не будут распределены автоматически, это может сделать администратор при помощи перетаскивания.

Самостоятельный выбор групп

Если автоматическое распределение по группам отключено, то после старта работы в группах участники не будут автоматически распределены по группам. 

В таком режиме участник может подключаться к группам, выходить из них и выбирать другие группы для участия. Для перехода в группу нужно открыть список участников, выбрать нужную группу и нажать на иконку «Присоединиться».

Участник может предварительно посмотреть, кто ещё находится в этой группе, кликнув на её название.

Если в настройках вебинара отключить отображение списка участников, то будет отображаться только количество человек в группе, без возможности увидеть их имена.

Изменение состава групп

Создатель мероприятия и администраторы могут изменять состав групп самостоятельно. Для этого:

• раскройте состав участников группы

• выберите нужного человека

• зажмите его левой кнопкой мыши и перетащите в нужную группу.

После перетаскивания участник получит уведомление о том, что его группа изменена. Участники в группе также увидят уведомление о присоединении нового члена команды.

Повторное разделение на группы с сохранением состава участников

Если есть необходимость сохранить состав участников, группы и их названия при повторном разделении, достаточно выбрать опцию «Повторить последнее деление» в меню групповой работы. Группы будут сформированы автоматически, а участники распределены в соответствие настройкам.

Возможности ведущих и администраторов

Ведущие и администраторы могут:

• заходить в группы и вещать в них. Когда ведущий заходит в группу, участники получают сообщение об этом

• просить участников включить камеру. Участник получит уведомление о запросе

• изменять задание и время на групповую работу может только администратор. Для этого нажмите на кнопку разделения на группы ещё раз. При смене задания участники получат уведомление

• переименовывать группы может только администратор. Для этого зайдите на вкладку «Участники» и нажмите на иконку «Карандаш» напротив названия группы

• добавлять к продолжительности групповой работы дополнительное время. Для этого нажмите на иконку групповой работы, выберите «Редактировать группы» и добавьте дополнительное время. 

• завершать групповую работу досрочно. Для этого нажмите на кнопку «Вернуть всех», групповая работа завершится, а участники снова попадут в вебинарную комнату.

Возможности участников в группах

После запуска групповой работы участник может:

• выходить в эфир. Внутри каждой группы может находиться сколько угодно участников (ограничивается тарифом). Но при этом в эфир могут выйти не более 30 человек одновременно

• писать в чате. В каждой группе есть свой уникальный чат

• демонстрировать экран. В каждой группе можно демонстрировать экран независимо от других групп

• добавлять файлы для скачивания. Файлы будут видны сразу всем группам

• позвать ведущего в группу. Кнопка вызова у участников отображается в окне с заданием.

Записи

Запись внутри групп не ведётся. Запись общей вебинарной комнаты продолжается и после разделения на группы.

Переименование групп

Ведущий и участники могут переименовывать группу. Это необходимо для улучшения ориентации по группам и в качестве элемента интерактива для участников.

Для переименования группы из общей комнаты нажмите на иконку «Карандаш» напротив группы и введите новое название.

В настройках мероприятия появится опция, позволяющая участникам менять названия групп.

Индикация активности участников при групповой работе

Во время групповой работы можно отслеживать количество неактивных участников по группам.

Если раскрыть группу, то можно увидеть количество неактивных участников по именам, у кого включены и отключены микрофоны и видео. Можно также делать запросы на включение видео во время групповой работы.

Активность участников при групповой работе учитывается в статистике. Участник помечается неактивным, если он:

• перешёл на другую вкладку

• свернул браузер или переключился на другое приложение

• отключил звук всех спикеров.

Состояние камеры и микрофона самого участника считывается на основе их функционирования (включено/отключено).

Синхронный перевод

Выбор языка

Участнику мероприятия с синхронным переводом необходимо в нижнем навигационном меню окна выбрать язык, на котором он хочет слушать трансляцию.

Создание мероприятия с синхронным переводом

Для создания вебинара с синхронным переводом:

• создайте новый вебинар и нажмите на кнопку «Перейти к вебинару»

• разверните боковую панель «Участники», кликните на иконку «+» и выберите опцию «Переводчики»

• укажите почту для отправки приглашения, задайте язык переводчика или изменитеь роль на «Переводчик» уже добавленному участнику.

После добавления переводчиков на лендинге мероприятия появятся языки трансляции.

Ведущему или администратору система предложит указать языки, на которых они будут говорить.

Работа переводчика

У синхронного переводчика есть такие же возможности, как и у ведущего. Дополнительно к этому при выходе в эфир он может выбирать язык, на который будет переводить. Также доступен селектор выбора языка на панели инструментов.

Он необходим в случае, когда надо быстро переключать язык вещания.

Примечание: при помощи селектора переводчик выбирает язык, на котором будет говорить.

Переводчик, в отличие от участника, слышит

• всех спикеров независимо от их языка

• других переводчиков, говорящих на том же языке, что и он.

Что видит и слышит ведущий

После добавления синхронного переводчика система предложит ведущему выбрать язык, на котором он будет слушать трансляцию. Этот выбор появится после добавления синхронного переводчика.

Важно: если ведущий не укажет язык, будет слышать всех спикеров в оригинале и не услышит переводчиков.

Перед выходом в эфир, также как и синхронный переводчик, ведущий указывает  язык вещания. По умолчанию это тот же язык, на котором он слушает трансляцию.

Работа с онлайн-записью с синхронным переводом

Как и в случае с обычным мероприятием возможно отправлять участникам ссылку на онлайн-запись.

Участники могут выбрать один из языков, на котором транслировалось мероприятие, или слушать выступления спикеров в оригинале.

Конвертация в mp4

На этапе настройки конвертации можно выбирать нужный языковой канал.Конвертировать сразу на все языки вещания нельзя. Это надо делать последовательно.

Например: мероприятие проводилось на русском и английском, и есть необходимость получить одну запись с русской звуковой дорожкой, вторую — с английской. Это значит, что надо сначала сконвертировать файл mp4 с настройкой «русский язык», а потом сделать тоже самое ещё раз, выбрав уже «английский язык».

Запуск мероприятия

Перед запуском вебинара нужно учитывать следующее:

1. Если участники уже приглашены, то после запуска вебинара, завершать его нельзя, так как заново начать его уже не получится, и нужно будет создавать снова

2. Мероприятие будет автоматически завершено, если ведущие не предпринимали никаких действий в течение 1 часа. Например, не запускали видео, не листали презентацию, не оставляли реплики в чате и т.д. Ведущие могут специально покинуть вебинар, оставив его незавершённым, чтобы участники могли пообщаться между собой, однако, через 1 час вебинар автоматически завершится. Данный нюанс необходимо учитывать во время постановки паузы на вебинаре

3. Максимальная продолжительность мероприятия на платном тарифе составляет 24 часа. Через 24 часа после запуска вебинар автоматически завершится. Чтобы провести длительное мероприятие, необходимо создать два разных вебинара.

Для запуска:

1. Нажмите на кнопку «Перейти к вебинару» в верхней части основного окна.

2. Нажмите на кнопку «Начать вебинар» в левой верхней части окна.

Примечания: если же участник видит сообщение «Доступ запрещён. Ведущий не одобрил вход на мероприятие», это означает, что владелец создал закрытое мероприятие с ограничением доступа и пока не подтвердил вход на вебинар для данного участника. Для получения доступа необходимо обратиться к владельцу прямо на странице вебинара, нажав на кнопку «Задать вопрос ведущему».

Транскрибация и саммаризация

Транскрибация — функционал, который позволяет преобразовывать аудиодорожку мероприятия в текст.

Саммаризация — краткое резюме встречи, подведение основных итогов, которое автоматически формируется с помощью искусственного интеллекта.

Для запуска нажмите на кнопку «Включить расшифровку».

После запуска участники получат уведомление о запуске текстовой расшифровки. В итоговый файл с расшифровкой попадут только те части мероприятия, в которых функционал был включен.

После завершения вебинара начинается подготовка текстового файла. По готовности на почту поступит письмо с уведомлением. Для скачивания файла необходимо перейти по кнопке из письма. Перед скачиванием откроется окно, где можно ознакомиться с резюме вебинара и скачать полную текстовую расшифровку. 

Важно: для активации данного функционала необходимо обратиться к менеджеру МТС Линк.

Настройки вебинарной комнаты

Для перехода в настройки нажмите на иконку с тремя точками в нижней панели инструментов и выберите опцию «Настройки». В настройках вебинарной комнаты возможно:

1. Изменять язык интерфейса. Настройка применима только для владельца

2. Увеличивать и уменьшать размер шрифта в чате. Настройка применима только для владельца

3. Включать и отключать звуковые оповещения о новых сообщениях чата и вопросах. Настройка применима только для владельца

4. Включать и отключать модерацию чата и вопросов. При включенной модерации новые сообщения от участников будут видны только после проверки модератором или администратором

5. Настроить фоновое изображение

6. Включать и выключать зал ожидания. При активации данного функционала участники смогут присоединяться только после подтверждения администратором

7. Изменять разрешение на выход в эфир для участников. При включенном разрешении владелец активирует необходимость подтверждения выхода в эфир от ведущего, или же участник будет выходить в эфир автоматически

8. Подключаться с включенным микрофоном. При включенной опции микрофоны присоединившихся участников будут включены сразу. При выключенной — отключены.

9. Включать и отключать управление файлами. Если управление включено, то участнику будет доступен раздел «Файлы» со всеми его возможностями

10. Включать и отключать возможность демонстрировать экран. Если опция включена, участники смогут демонстрировать свой экран. Если отключена, не смогут

11. Включать и отключать возможность управления медиаконтентом. Участник сможет останавливать и возобновлять проигрывание видео и аудио

12. Включать и отключать возможность писать сообщения в чат и задавать вопросы. Настройка включает и отключает вкладку чата и вопросов

13. Включать и отключать возможность работы с мини-чатом. Мини-чат отображается в правой нижней части окна вебинарной комнаты под группой окошек с видео участников

14. Включать и отключать отображение вкладки со списком участников

15. Удалять все сообщения из чата и из вкладки вопросов.

Выход участников в эфир

Во время проведения вебинара можно пригласить в эфир любого из его Участников. Для этого:

• нажмите на кнопку «Участники» в правом верхнем углу окна вебинарной комнаты

• нажмите на иконку с тремя точками рядом с именем участника и выберите опцию «Пригласить в эфир». Участник выйдет в эфир сразу после того, как примет приглашение.

Если в настройках комнаты активирована опция «Выходить в эфир», то у участников появится соответствующая кнопка в верхней части окна. После нажатия на неё откроется окно, где можно настроить видео и звук, после чего отправить ведущему запрос на выход в эфир.

Для самостоятельного отключения звука или видео нажмите на соответствующие кнопки в на центральной панели.

Для того, чтобы убрать участника из эфира выберите опцию «Убрать из эфира». Для этого в разделе «Участники» возле имени нужного участника нажмите 3 точки и выберите опцию.

Открепление видео

Данная опция позволяет откреплять видео со спикерами, которые находятся в эфире, от окна комнаты. Для открепления нажмите на соответствующую кнопку в правой нижней части окна комнаты.

Чтобы закрыть окно, нажмите на иконку с надписью «Вернуться на вкладку» в центре окна с откреплённым видео или на крестик в правом верхнем его углу.

При откреплении видео:

• можно менять размер его окна

• можно видеть свое видео в этом окне

• управлять микрофоном и камерой в откреплённом окне. Кнопки управления появляются при наведении курсора на окно

• максимальное число видео в откреплённом окне — 6

• можно уходить с вкладки с вебинаром или встречей, демонстрировать экран и в это время видеть спикеров

• можно видеть таймер в окне с откреплённым видео.

Опция доступна участникам, ведущим и администраторам.

Примечание: функционал не поддерживается в Яндекс.Браузере. 

Причины возможных неполадок во время вебинара

Причины возможных неполадок с видео и/или звуком могут заключаться в следующем:

• отсутствует видео ведущего. Его видео или фото должно отображаться в правом верхнем углу окна вебинарной комнаты или на весь экран. Если в этом месте ничего нет, значит вещание ещё не началось или ведущий не включил камеру

• отсутствует звук ведущего. Возможно, ведущий не включил микрофон, в данном случае иконка микрофона будет перечеркнута. 

Также нужно обратить внимание на индикатор звука, который подсвечивает зеленым цветом ВКС ведущего когда он говорит. Если индикация есть, но звук отсутствует, нужно проверить громкость и настройки звука на вашем устройстве.

• звук слишком тихий. Можно прибавить громкость на компьютере или колонках. Если это не помогает, попробовать подключить наушники или гарнитуру

• присутствует эхо. Вероятно, ведущий использует микрофон совместно с колонками

• звук и трансляция прерываются и отсутствует плавность. Возможно, скорости соединения недостаточно для корректной работы с таким количеством получаемых данных. Рекомендуется отключить все ненужные приложения на компьютере и подключить компьютер к сети напрямую кабелем. Также нагрузка зависит от качества демонстрации и качества видео ведущего (см. раздел «Технические требования»). 

Пауза во время мероприятия

Для того, чтобы начать перерыв, нажмите на кнопку «Пауза» в нижней панели инструментов. При необходимости укажите продолжительность перерыва и введите соответствующий текст, который участники увидят на экране во время паузы.

После этого появится небольшое окно с сообщением об установленной паузе и с кнопкой «Продолжить вебинар», нажмите на неё для завершения перерыва.

В режиме паузы:

• участники видят специальную заглушку и чат. Материалы мероприятия и видео ведущего недоступны до завершения перерыва

• ведущие могут общаться между собой

• запись не ведётся.

Данным функционалом можно воспользоваться также до начала мероприятия, чтобы провести тест с приглашённым ведущим и проверить работу презентаций.

Примечание: не рекомендуется запускать мероприятие заранее, так как у него есть максимальная продолжительность — 24 часа. А при отсутствии активности ведущих мероприятие завершится через один час.

Чат и вопросы

Для работы с чатом во время проведения мероприятия нажмите на кнопку «Чат» в правом верхнем углу окна вебинарной комнаты.

Для отправки сообщений в чат наберите текст в поле «Введите сообщение» внизу чата и нажмите «Enter». Сообщение увидят все участники вебинара. 

При необходимости открепите чат, нажав на соответствующую иконку в правом верхнем углу окна чата. После этого он откроется в новом окне, но при этом продолжит полноценно функционировать в основном окне вебинарной комнаты.

При необходимости отключите чат в настройках вебинарной комнаты. Эта настройка отключает чат для всех участников.

Для отправки личного сообщения участнику откройте список участников мероприятия, нажмите на иконку с тремя точками рядом с именем участника и выберите опцию «Написать личное сообщение». Участник получит оповещение о полученном сообщении.

Для удаления сообщения нажмите на него, затем кликните на кнопку «Корзина» в правом верхнем углу окна.

Для удаления всех сообщений конкретного участника нажмите на любое сообщение этого участника, кликните по галочке напротив его имени и нажмите на кнопку «Корзина» в правом верхнем углу окна.

Для удаления всех сообщений чата нажмите на кнопку «Очистить» в настройках комнаты.

Работа с вопросами отличается тем, что появляется возможность ответить на конкретный вопрос участника, а также поставить ему лайк. Весь остальной функционал аналогичный.

Для ответа на вопрос напишите текст в специальном поле под вопросом и нажмите «Enter» или на иконку отправки сообщения в правом нижнем углу окна.

Вопросам можно ставить лайки. Чем больше лайков у вопроса, тем выше он будет отображаться для ведущего.

Если нажать на иконку со стрелкой справа от количества вопросов и выбрать пункт «Сначала популярные», то вопросы будут отсортированы по количеству лайков. Для возвращения к первичной сортировке нужно выбрать сортировку «Сначала старые».

Модерация чата и вопросов

Модерацию может осуществлять только ведущий или администратор мероприятия.

Для активации модерации в настройках комнаты включите функционал «Модерация чата и вопросов».

В окне чатов нажмите на «Одобрить» или «Удалить» снизу от нужного сообщения, после чего это сообщение будет одобрено или удалено. 

Сообщения с такой настройкой будет видеть только создатель сообщения, администраторы и ведущие вебинара. Остальные участники подобных сообщений видеть не будут.

Добавление файлов во время мероприятия

Добавление файлов во время мероприятия аналогично добавлению до его начала.

Для этого:

1. Во время проведения мероприятия перейдите в раздел «Файлы» вебинарной комнаты.

2. Добавьте файл одним из предлагаемых способов:

• из файлового хранилища или загрузить с компьютера. Нажмите на иконку «+» или кнопку «Добавить из файлов», выберите файл из файлового хранилища и нажмите на кнопку «Добавить». Данный способ позволяет добавлять тесты и голосования, баннеры и Линк Доски, которые ранее были загружены в хранилище. Также можно загрузить видео с YouTube или Vimeo, для этого нажмите на кнопку «Добавить файл или тест» в левом нижнем углу окна добавления файлов, выберите опцию «Добавить видео YouTube/Vimeo» и вставьте ссылку на видео

• добавить из Google диска. Позволяет добавить документ из сервиса Google

• добавить баннер. Позволяет добавить продающий баннер на страницу мероприятия. Подробнее см. в разделе «Баннеры на мероприятии».

Демонстрация экрана

Демонстрация экрана — это функция, с помощью которой в вебинаре можно показать открытый на компьютере документ или интерфейс приложения. Демонстрация экрана позволяет показывать Участникам отдельные приложения или рабочий стол целиком.

Для запуска демонстрации экрана:

1. Нажмите на иконку с экраном внизу окна

2. В настройках демонстрации выберите область экрана: одно из окон предпросмотра, на которых будут отображены все запущенные на компьютере приложения и вкладки браузера

3. Определите, будет ли включён звук, поставьте или снимите галочку на опции «Предоставить доступ к аудио»

4. Нажмите на кнопку «Поделиться».

Примечание: вывод звука возможен только из браузеров Google Chrome, Яндекс Браузер, Microsoft Edge. На устройствах системы MacOS выводить звук при использовании всего экрана нельзя.

При выборе демонстрации всего экрана используется его оригинальное разрешение, которое ограничено 1200 строками и не превышает 1600 кбит/с. Так же качество демонстрации экрана автоматически адаптируется под текущую скорость соединения.

Во время демонстрации экрана можно включить показ сообщений из чата, для чего нажмите на соответствующий переключатель и далее разрешите браузеру доступ к уведомлениям компьютера. После действия при сворачивании вкладки с вебинаром будет видно уведомления о новых сообщениях чата в области уведомлений операционной системы компьютера.

Чтобы завершить демонстрацию экрана, нажмите на кнопку «Остановить» в центральной части окна. Также демонстрация будет автоматически завершена при постановке вебинара на паузу.

Демонстрация контента сторонних сервисов

Во время проведения вебинара возможно встраивать материалы в его интерфейс через iFrame без необходимости демонстрации экрана. Участники могут взаимодействовать с материалами YouTube, Vimeo, RuTube, VK Video, Kinescope, Prezi, Дзен.

Для демонстрации материалов:

1. Откройте в браузере нужный материал и нажмите на кнопку «Поделиться». Как правило, она располагается под материалом и/или в контекстном меню, вызываемом нажатием на троеточие.

2. Далее откройте и скопируйте код для вставки. Например, на VKVideo он находится во вкладке «Экспортировать».

3. В комнате вебинара нажмите на «Инструменты», «Другое» и выберите «Встраиваемый контент».

4. Вставьте скопированный код и нажмите на «Добавить».

Контент отобразится у участников мероприятия, а в списке файлов появится новый файл.

Инструменты рисования

Данные инструменты позволяют рисовать на белом листе или на слайдах и документах, а исходные изображения при этом не будут заменяться.

1. Создать новый лист: в нижнем меню выберите «Инструменты» → «Другое» → «Лист для рисования».

2. Открыть готовый файл: выберите нужный слайд из вашего файлового хранилища.

• указка. Позволяет всем участникам видеть перемещение курсора

• карандаш. С помощью инструмента «Карандаш» можно рисовать произвольные фигуры и выделять самое важное на слайде. Если нужно провести прямую ровную линию, надо нажать Shift+B и начать рисовать

• текст. Позволяет оставлять текстовые пометки поверх слайдов

• ластик. Позволяет удалять рисунки и текст

• точка. Позволяет изменять размер и цвет карандаша и текста

• масштаб и поворот. При необходимости можно увеличить масштаб слайда с помощью инструмента «Масштаб» (расположен в левой части окна комнаты) и поворачивать слайд.

Рисунки с доски для рисования и слайды с пометками сохраняются в файловом хранилище и отображаются в разделе «Файлы» вебинарной комнаты.

Чтобы открыть участникам доступ к рисункам, нажмите на иконку с тремя точками, которая появляется поверх слайда при наведении на него курсора, и выберите опцию «Разрешить скачивание». Также можно открыть слайд для предпросмотра, скачать его и открепить от мероприятия. Слайд с пометками будет отображаться в презентации над основным слайдом.

Реакция аудитории

Данная функция позволяет ведущему понять, что вызвало отклик присутствующих — сразу видно, насколько понравилось участникам только что произошедшее на мероприятии.

При наведении курсора на соответствующую кнопку откроется окошко для выбора разных реакций. После выбора реакции она отобразится в левом верхнем углу на видео участника и исчезнет через 3 секунды.

В выгружаемом файле статистике будет указано количество кликов участников. На основе этих данных можно рассчитать активность каждого участника.

Управление микрофоном спикера

Для отключения микрофона спикеру наведите курсор на окно с видео участника и нажмите на кнопку с микрофоном или нажмите на иконку микрофона в списке участников. После этого микрофон выбранного спикера будет выключен для всех, и никто не будет его слышать.

Примечание: спикер, у которого отключили микрофон, увидит предупреждение об этом в левом нижнем углу окна вебинарной комнаты.

Для отключения микрофонов у всех участников в эфире нажмите на меню с тремя точками в разделе «Участники» и выберите опцию «Отключить всем микрофон».

Можно попросить включить микрофон. Для этого наведите курсор на иконку с микрофоном напротив нужного спикера в разделе «Участники» или нажмите на кнопку с микрофоном в окне спикера. Участник увидит предложение с просьбой включить микрофон. Он может согласиться на предложение и включить микрофон, либо отказаться от предложения.

Аудиорежим

Участник, ведущий или администратор мероприятия может отключить отображение сразу всех камер, оставив только звук. Для этого внутри комнаты с мероприятием нажмите на иконку с тремя точками в правом верхнем углу и выберите опцию «Включить аудиорежим».

Нажавший на эту кнопку отключит свою камеру для всех участников мероприятия, если в данный момент находится в эфире. Также у него автоматически выключатся изображения со всех камер других ведущих, а в выпадающем меню иконки с тремя точками появится опция «Выключить аудиорежим». 

При этом изображение с камер других участников будет восстановлено. Но изображение собственной камеры автоматически не включится, его можно включить вручную. Для этого нажмите на кнопку с камерой в левом нижнем углу окна вебинарной комнаты.

Таймер

Таймер запускается по необходимости, если требуется обозначить для участников время, отведённое на выступление. 

В настройках можно прибавлять по три, пять или десять минут. В поле с временем можно вводить нужное значение с клавиатуры, а также включать и отключать показ таймера участникам. 

По истечении указанного времени для всех прозвучит звуковое оповещение, а в левом нижнем углу вебинарной комнаты появится уведомление «Время вышло!». Таймер можно видеть в окне с откреплённым видео.

Тесты

Тесты и голосования — функция, позволяющая повысить интерактивность мероприятия, увеличивая вовлёченность участников в работу.

Для работы с тестами:

1. Откройте запланированный вебинар, зайдите в раздел «Файлы», нажмите на кнопку «Добавить файлы», далее на кнопку «Добавить файл или тест» в левом нижнем углу окна, а затем на кнопку «Создать тест» в открывшемся меню

2. Выберите критерий оценки (ответы или баллы), в зависимости от выбранного варианта укажите минимальное количество ответов или баллов, задайте продолжительность и название теста, справа выберите шаблон вопросов и ответов и заполните его. Для того чтобы участник мог заполнить ответ в свободной форме, активируйте функцию «Со свободным ответом»

Примечание: можно сочетать различные шаблоны вопросов и ответов в одном тесте.

Для оценки по количеству правильных ответов нужно все правильные ответы отметить галочками.

Для оценки по количеству баллов в каждом вопросе надо отметить галочками все правильные ответы и для каждого ответа указать количество баллов.

3. Нажмите на кнопку «Сохранить» в правом верхнем углу окна

4. Нажмите на кнопку «Добавить». Созданный тест появится в разделе «Файлы» на странице вебинара.

5. Запустите тест двойном кликом и нажмите на кнопку «Начать тест»

После этого участники смогут начать выполнение теста. На экране будет показано время, прошедшее с начала теста, и количество участников, выполнивших тест.

6. Завершить тест можно в любой момент, нажав на кнопку «Завершить тест».

После завершения теста откроется страница с результатами. Здесь можно увидеть количество баллов, набранное каждым участником, а также поделиться результатами с участниками.

Чтобы сохранить результаты теста на компьютер, нужно нажать на кнопку «Скачать» в правом верхнем углу экрана.

Чтобы закрыть страницу результатов и вернуться в комнату, надо нажать на крестик в правом верхнем углу.

Принцип голосований и опросов аналогичен работе с тестами.

Отличия заключаются в следующем:

• в голосовании не может быть нескольких вариантов ответов

• результатами голосования можно поделиться с аудиторией.

Баннеры на мероприятии

Баннеры — это функция, которая позволяет во время мероприятия показывать участникам рекламу.

Баннер можно использовать для:

• предоставления ссылок на товары и услуги

• предложения подписаться на рассылку

• принятия участие в следующем вебинаре

• подписку на группы в социальных сетях.

Кроме этого, баннеры будут полезны в случаях, если необходимо еще раз показать должность спикера, напомнить тему выступления, показать контакты спикера или дать его электронную визитку.

При использовании баннера участник мероприятия увидит его поверх презентации, которая транслируется в эфире. Если баннер мешает, участник может его закрыть или перейти по ссылке, нажав на одноимённую кнопку.

Баннеры также доступны для просмотра участниками в мобильных приложениях.

Баннер можно добавить к мероприятию на этапе подготовки вебинара или во время трансляции. Алгоритм действий аналогичен работе с файлами и тестами.

При создании баннера нужно указать его название, добавить текст, который будут видеть участники не более 80 символов, вставить ссылку для перехода, также можно вставить изображение для привлечения внимания.

Примечание: если не добавить ссылку в баннер, участники будут видеть его без кнопки «Перейти». Это может быть удобным, если необходимо повторно показать имя и должность спикера, тему выступления и т.д.

После добавления баннера к вебинару, он будет отображаться в разделе «Файлы». К мероприятию можно прикрепить несколько баннеров. Для вывода баннера в эфир перетащите его мышкой, дважды кликнув по нему или нажмите на иконку «Вывести на экран», которая появляется при наведении курсора на баннер. Чтобы прекратить демонстрацию, нажмите на кнопку «Остановить показ».

Статистика кликов по каждому баннеру, который демонстрировался во время эфира, собирается в xls-файле, который можно скачать после мероприятия (см. раздел «Выгрузка xls-файла со статистикой»). В статистике можно отследить переходы по ссылке по каждому участнику.

Завершение мероприятия

Для завершения мероприятия нажмите на кнопку «Трубка» в нижнем навигационном меню, а затем в открывшемся окне на кнопку «Завершить для всех». При завершении будет открываться окно с подтверждением или отменой завершения.

Также можно покинуть вебинар без его завершения, нажав на кнопку «Покинуть вебинар». Закрытие окна вебинара равносильно нажатию на кнопку «Покинуть вебинар».

Важно: завершение вебинара необратимо. После того, как он будет завершён, все участники автоматически покинут комнату.

Кроме того, мероприятие будет автоматически завершено, если ведущие не предпринимали никаких действий в течение 1 часа.

Добавление файлов после вебинара

Добавление файлов после окончания мероприятия осуществляется аналогично добавлению до его начала (см. раздел «Добавление файлов до вебинара»). 

Например, можно перетащить файл с компьютера в раздел «Файлы».

Автоматический выход в эфир

При разделении на группы, переходе между группами и возвращении в основной зал участники вебинара будут автоматически выходить в эфир, минуя этап настройки камеры и звука.

Запись вебинаров

Запись вебинаров ведётся автоматически. Автозапись можно отключить в настройках профиля пользователя.

Также можно внутри вебинара управлять записью, нажав на кнопку записи в верхней панели комнаты.

Все записи сохраняются в папку «Записи» раздела «Файлы» личного кабинета и доступны владельцу и администраторам после завершения мероприятия. На записи можно просматривать вкладки чата и вопросов, отключать или включать видео ведущего, скачивать публичные материалы вебинара.

Редактирование

Перед предоставлением доступа к записи можно убрать все незапланированные паузы и технические заминки. 

Для этого нажмите на иконку «Карандаш» в правом нижнем углу окна вебинарной комнаты. На временной шкале видео выберите отрезок и уберите его, используя инструмент «Ножницы», сохраните изменения. 

Изменения можно отменить в любой момент, нажав на кнопки «Отменить действие» или «Вернуть к оригиналу».

Доступ к записям

Управление доступом осуществляется по нажатию на кнопку «Поделиться записью» на странице завершённого вебинара или при просмотре записи. В открывшемся окне можно:

• открыть доступ

• защитить запись паролем

• скопировать ссылку на запись

• отправить запись участникам

• получить embed код для последующего размещения записи на сайте.

Важно: записи будут работать только на HTTPS-сайтах.

Удаление записи

Найдите её в папке «Записи» раздела «Файлы», нажмите на иконку с тремя точками напротив и выберите опцию «Удалить».

Примечание: удаление вебинара из календаря или ленты не приведет к удалению самой записи.

Отправка записи и материалов после мероприятия

Запись можно посмотреть на любых устройствах: компьютерах, смартфонах и планшетах. Презентацию и видео можно разрешить для просмотра приглашённым, зарегистрированным и посетившим мероприятие участникам.

В рассылке могут быть произвольные тема и текст с домашним заданием, скидкой на следующий вебинар, ссылкой на сайт и др.

Отправка записи на компьютерах и мобильных устройствах

Для отправки записи после завершения вебинара:

1. На странице завершённого мероприятия нажмите на кнопку «Посмотреть запись»

2. В записи нажмите на кнопку воспроизведения

3. В настройках доступа разрешить просмотр записи.

Если нужно сделать рассылку по всем приглашённым на вебинар участникам, нажмите на кнопку «Отправить участникам».

Отправка рассылки с материалами мероприятия

Для рассылки материалов вебинара:

1. Нажмите на на кнопку «Рассылка участникам»

2. В открывшемся окне выберите получателей, введите тему и текст, активируйте опцию «Ссылка на файлы и запись мероприятия», нажмите на кнопку «Отправить».

Просмотр записи

Сразу после завершения мероприятия запись будет доступна для просмотра на компьютерах, смартфонах и планшетах. Разрешите её просмотр и отправьте участникам ссылку (см. раздел «Отправка записи и материалов после мероприятия»). Для просмотра получатель должен нажать на кнопку «Посмотреть».

Ускорение воспроизведения записи мероприятия

Для экономии времени при просмотре записи вебинара есть возможность увеличивать скорость воспроизведения в 1,25, 1,5, 1,75 и 2 раза. Также возможно замедлять запись в 0,75 и 0,5 раза.Функционал доступен пользователям и участникам мероприятий, которым предоставлен доступ к записи.

Примечание: функционал не работает, если во время мероприятия воспроизводилось видео из Vimeo.

Скачивание записи

Интерактивную запись нельзя скачать, так как это не единый файл, а набор медиаконтента. Но её можно конвертировать в mp4-файл для дальнейшего скачивания.

Участникам мероприятия запись предоставляется владельцем. Для скачивания записи:

• перейдите в завершённый вебинар

• нажмите на кнопку «Посмотреть запись»

• нажмите на иконку скачивания в правом нижнем углу окна и установите параметры конвертации

• дождитесь окончания процесса

• найдите запись в файловом хранилище личного кабинета, кликните по уведомлению «Скачать» в контекстном меню файла.

Конвертация обычно идёт значительно дольше, чем сама запись, поэтому можно уйти со страницы, а по готовности в области уведомлений личного кабинета появится соответствующее оповещение.

Итогом конвертации будет готовый к скачиванию файл формата mp4.

Параметры конвертации

В видео не предусмотрены возможности интерактивного управления, поэтому перед запуском процесса можно выбрать параметры отображения контента:

• скрыть боковую панель

• выбрать какую из вкладок отображать (чат или вопросы)

• включить или выключить видео ведущих

• отключить всё, кроме презентации и звука ведущих

• настроить качество конечного файла

• отредактировать продолжительность записи и вырезать технические заминки.

История конвертаций

В истории конвертаций можно отследить прогресс и ознакомиться со списком проведённых ранее конвертаций.

Статистика

В разделе «Статистика» можно посмотреть и скачать данные о посещаемости мероприятий и активности участников.

Для перехода к статистике в личном кабинете выберите раздел «Приложения», а в нём раздел «Статистика».

Фильтры статистики

В каждом подразделе статистики справа сверху над данными располагаются фильтры, с помощью которых можно задавать выборку статистики:

• по сотрудникам. Фильтр позволяет посмотреть и скачать статистику только конкретного сотрудника, а не всей команды в целом. Можно выбрать либо одного сотрудника, либо сразу всех. Пункт будет отсутствовать, если в тарифе нет модуля «Организация»

• по вебинарам. С помощью фильтра можно посмотреть статистику только по конкретному мероприятию или серии мероприятий

• по времени. Фильтр позволяет выгрузить статистику за требуемый период: за текущую неделю, за текущий календарный месяц (отсчет идет с 1-го числа текущего месяца), за текущий календарный год (отсчет идет с 1-го января текущего года) или выбрать произвольный период с точностью до дня.

  Примечание: по умолчанию открывается статистика за текущую неделю по всем сотрудникам и по всем вебинарам.

Посещения

Данный раздел содержит графики посещаемости мероприятий.

График динамики посещений

Показывает общее количество участников в определённые дни с разбивкой по трём типам пользователей: все посетители, новый и постоянный:

• новый. Посетил или был приглашён на два или менее вебинаров

• постоянный. Посетил более двух вебинаров и более 80% вебинаров, на которые получал приглашения

• все посетители. Пиковые значения включают в себя всех участников, как приглашённых и недошедших, так и посетивших мероприятия без регистрации. Также график показывает неуникальные значения, например, он может засчитать одного и того же участника дважды, если он приходил на несколько мероприятий.

Круговые диаграммы приглашений и посещений

Круговая диаграмма приглашений показывает соотношение количества приглашённых и посетивших относительно приглашённых и не посетивших. В графике не учтены те, кто пришёл без приглашения.

Круговая диаграмма посещений показывает соотношение трёх типов уникальных участников:

• новый. Посетил 2 или менее вебинаров и был приглашён на 2 или менее вебинаров

• постоянный. Посетил более двух вебинаров и более 80% вебинаров, на которые получал приглашения

• другой. Посетил более двух вебинаров, но менее 80% вебинаров, на которые его приглашали.

Учитываются только уникальные участники: то есть один участник, посетивший пять мероприятий, засчитается в этом графике как один.

Топ вебинаров

Таблица, в которой показаны топ-5 самых популярных по посещениям вебинаров в соответствии с выбранным фильтром.

Источники

В разделе «Источники» предоставлена информация о местоположениях участников, источниках переходов и информация об устройствах просмотра вебинаров.

Откуда пришли

Показывает соотношение источников перехода всех дошедших участников. Это общее число переходов, без привязки к уникальности посетившего.

Неизвестные источники — все те переходы, по которым источник посещения не передал информацию о себе. Например, переходы по скопированной в буфер обмена ссылке и т.п.

География посетителей

Показывает приблизительное соотношение геолокаций пользователей. Геолокация определяется на основе IP-адресов с помощью одной из самых популярных баз данных, которая является стандартом для решения подобных задач.

Система

Показывает соотношение операционных систем, с которых подключались участники. Эти числа рассчитываются не уникально.

• Web — количество участников из веб-браузера. Как правило, это пользователи с PC или Mac.

• iOS — количество участников, которые были на вебинаре из приложений на iOS. Как правило, это айфоны и планшеты компании Apple.

• Android — количество участников, которые были на вебинаре из приложений на Android.

Участники

В разделе представлена таблица с данными о посещениях и активностях конкретных участников:

• столбец «Имя и Фамилия». Отображается так, как участник указал при регистрации

• столбец «Почта». Если в поле указано «Гость», то такой пользователь посещал мероприятие с типом «Свободный вход» и свою почту не указал

• столбец «Время» участия. Процент присутствия участника от общей продолжительности всех посещённых им мероприятий, который сейчас выбран в фильтре

• столбец «Активность». Отношение суммы вопросов и сообщений в чат от этого человека к общей сумме вопросов и сообщений в чате вебинаров, в котором присутствовал этот участник.

Параметр доступен только на тарифах с модулем «Обучение».

Выгрузка данных

Все статистические данные можно скачать в виде pdf-файла или в формате xls-таблицы. Таблица будет содержать в себе больше данных с разбивкой по вебинарам и по сессиям входов пользователей.

График вовлечённости участников вебинара

График вовлечённости показывает активность участников в течение всего мероприятия.

Если график мешает, его можно скрыть, кликнув по иконке «Огонек», расположенной справа от кнопки воспроизведения.

Примечание: если отправить участникам ссылку на запись вебинара, они не увидят информацию об активности слушателей. График не будет отображаться и в сконвертированном видео.

При расчете активности аудитории, отображаемой на графике, учитываются следующие параметры:

• нажатия на иконку «Огонек»

• новые сообщения в чате

• новые вопросы

• максимальное количество всех участников

• максимальное количество активных участников.

Выгрузка xls-файла со статистикой

Расширенная информация о мероприятии доступна для ознакомления на странице с мероприятием в личном кабинете. Выгрузку можно сделать в виде pdf-файла или в формате xls-таблицы на странице завершённого мероприятия или в одноимённом разделе.

Для скачивания статистики со страницы завершённого вебинара:

1. Откройте нужное мероприятие в календаре или ленте

2. На странице завершённого мероприятия нажмите на иконку «xls» в разделе «Скачать статистику».

Для скачивания статистики конкретного мероприятия в разделе «Статистика»:

1. Зайдите в раздел «Статистика».

2. В настройках выберите нужный период и название мероприятия, чтобы отфильтровать загружаемые данные

3. В левой нижней части окна нажмите на иконку «xls» в разделе «Скачать статистику».

Вкладка «Участники»

Содержит основную информацию по участникам выбранных мероприятий за указанный период. Поля содержат:

• регистрационные данные: имя, фамилия, email, другие дополнительные поля. Для вебинара с открытым входом в поле имейл будет отображаться «Гость» для участников, которые вошли не по приглашению

• имя в чате. Имя, которое участник вводит при входе на вебинар. Может отличаться от реальных имени и фамилии 

• статус оплаты. Если вебинар платный и участник его оплатил, то будет пометка об этом. В остальных случаях поле будет пустое.

  Поле доступно только при подключенной опции «Платные вебинары».

• статус регистрации. Показывает текущий статус участника: приглашён (выслано письмо-приглашение на почту), зарегистрирован по приглашению (перешёл из письма и прошел все этапы регистрации) или зарегистрирован самостоятельно (зарегистрировался по прямой ссылке на вебинар)

• дата регистрации. Есть только у тех участников, которые проходили регистрацию на мероприятие

• дата приглашения. Есть только у тех участников, которым делали рассылку приглашений

• источники. Содержат информацию о том сайте, из какого источника участник перешёл по ссылке на вебинар

• UTM-метки. Содержит информацию о UTM-метках, с которых участники переходили на страницу вебинара

• платформа. Содержит информацию, с какого устройства участник просматривал вебинар: Web, iOS, или Android

• вебинар. Название мероприятия

• дата проведения. Время и дата проведения мероприятия

• страна и город. Данные о подключении участника

• IP-адрес. Показывает последний IP-адрес устройства, с которого был выполнен вход на мероприятие

• время входа и выхода. Фактическая дата и время подключения и отключения участника. На странице «Участники» XLS-файла будет указано время первого входа и последнего выхода. А на странице «Сеансы входов» время входа и выхода каждого из новых подключений этого участника

• присутствие относительно длительности мероприятия, чч:мм:сс и %. Общая продолжительность присутствия участника. Суммируется всё время каждого из его подключений

• кол-во сообщений и процент от общего кол-ва сообщений. Общее число сообщений, написанных участником и процент от общего количества. Вне зависимости от содержания этого сообщения

• кол-во вопросов и процент от общего кол-ва вопросов. Общее число вопросов в одноимённой вкладке, написанных участником, и процент от общего количества

• нажатий на «Огонек». Количество кликов по иконке «Огонь»

• фактическая активность. Время, которое участник был в вебинаре, не переключался на другие приложения или вкладки, не выключал звук ведущим. Считается только при наличии модуля «Вовлечение участников»

• рейтинг Участника. Считается как совокупность всех действий участника.
  Складывается из:
  - количества сообщений в чате, которые он написал
  - количества вопросов, которые он задал
  - количества огоньков, которые он нажал
  - времени его присутствия на вебинаре, %
  - времени его активного присутствия на вебинаре, %.

• процент присутствия от активного времени ведущих. Показывает совпало ли время нахождения на мероприятии участника и спикера

• активное время Ведущих %. Рассчитывается, как отношение активного времени ведущих к общей продолжительности вебинара. Активное время ведущих — период между первым выходом в эфир и последней секундой нахождения в эфире.

Вкладка «Сеансы входов»

По каждому участнику можно посмотреть, когда он заходил на вебинар и выходил из него. Если подключений было несколько, то каждое подключение будет отражено в отдельной строке.

Вкладка «Информация»

Показывает сколько было участников на вебинаре и сколько из них новых, а сколько постоянных.

Вкладка «Источники»

Отображает откуда перешёл участник, при этом можно посмотреть процент каждого перехода от 100%.

Вкладки «География» и «Платформа»

Отображают детальные данные откуда и с какого устройства просматривал вебинар участник.

Процент присутствия от активного времени спикеров

Данный показатель необходим для контроля соотношения времени присутствия участника на мероприятии с фактическим временем выступления ведущего. Активное время ведущих в процентах рассчитывается, как отношение активного времени ведущих к общей продолжительности вебинара.

Количество просмотров записи

Данный параметр указывает на то, сколько раз каждый участник возвращался к записи вебинара. Повторные включения записи одним и тем же пользователем, даже с разных устройств или через паузу, не считаются как просмотры от нового уникального пользователя. Они суммируются с общим количеством просмотров.

Полезные материалы

Новая комната Вебинаров: Как пользоваться обновлённым интерфейсом

МТС Линк Вебинары для онлайн-мероприятий и обучения: большой обзор сервиса

10 инструментов МТС Линк, которые наши клиенты ценят больше всего