Отправка писем

Страница написания письма предлагает множество функций. Вы можете использовать текстовый редактор для форматирования сообщения, добавлять вложения, использовать подпись, функцию индивидуальной отправки и планировать отправку письма на более позднее время.

Кроме того, система предоставляет такие функции, как автоматическое сохранение черновиков. 

Создание и отправка письма

Для того чтобы создать новое письмо, выберите «Написать» в левом верхнем углу.

Действия перед отправкой

1. Настройте поля:

• от — выбор адреса отправителя
• кому — ввод основных адресатов
• копия — возможность добавить видимых для всех получателей 
• тема — поле для ввода заголовка письма 
• скрытая копия — открывает поле для добавления адресатов, которые получат это письмо, но их имена и email-адреса останутся полностью невидимыми для всех остальных получателей
• добавить вложение — загрузка файлов к письму
• подписи удаление подписи — быстрое добавление или смена заранее заготовленной персональной или корпоративной подписи в конец письма
• обозначить важность письма.

После заполнения всех необходимых полей нажмите кнопку «Отправить».

2. Панель форматирования текста:

• жирный шрифт
•  курсив
• зачеркнутый текст
• встроенный код (выделение слова или строки как кода)
• заголовок второго уровня
• создание списка с буллитами
• создание списка с цифрами
• список со значками для галочек
• оформление текста как цитаты
• блок кода для форматирования нескольких строк программирования
• горизонтальная линия для разделения контента
• вставка или настройка таблицы
• добавление гиперссылки на внешний ресурс
• загрузка или вставка картинки.

Адресная книга

Во время отправки письма вы можете воспользоваться корпоративным списком контактов.

Введите имя сотрудника или первые буквы его почты и выберите его из выпадающего списка контактов

Список писем

Параметры выбора

Вы можете использовать раскрывающееся меню выбора, чтобы отметить несколько писем в списке одновременно.

Поиск и фильтрация

• выбор области поиска («Искать в») — позволяет ограничить поиск конкретной папкой или искать по всему почтовому ящику

• фильтр по отправителю («От кого») — текстовое поле для ввода имени или email-адреса, чтобы найти письма от конкретного человека

• фильтр непрочитанных — переключатель для быстрого отображения только тех писем, которые еще не были открыты

• фильтр по важности — позволяет отсеять письма по их приоритету

• фильтр по дате — ограничивает выдачу писем конкретным временным периодом.

Сортировка списка (блок «Сортировать по»)

• по дате — упорядочивание писем по хронологии

• по отправителю — группировка или выстраивание писем по алфавиту на основе адреса или имени автора

• по теме — сортировка писем в алфавитном порядке по их заголовкам

• по размеру — ранжирование писем от самых объёмных с тяжёлыми вложениями до самых маленьких

• по важности — сортировка с приоритетом для писем с высокой меткой важности

• по избранному — выведение вперёд писем, которые пользователь отметил звёздочкой или флажком.

Работа с письмами

Ответить

Чтобы ответить на письмо, выберите «Ответить» или «Ответить всем». 

В открывшемся окне заполните поле ответа и нажмите «Отправить».

Переслать 

Чтобы переслать письмо другому пользователю, выберите «Переслать».

В открывшемся окне укажите адрес для пересылки письма.

В корзину

В списке писем выберите нужное письмо и нажмите кнопку «В корзину». 

Переместить в 

В списке писем выберите письмо нажмите кнопку «Переместить в». Выберите другую папку из выпадающего меню, чтобы переместить выбранные письма в эту папку.

Переместить в архив

В списке писем выберите письмо нажмите кнопку «Переместить в архив». Письмо будет перемещено в папку «Архив».

Спам

Для перемещения писем в спам нажмите кнопку «В спам».

Отметить как непрочитанное

В списке выберите письмо и нажмите кнопку «Отметить как непрочитанное».

Отложить

Выберите кнопку «Отложить», чтобы отложить прочтение на определённый срок. 

Свойства письма

Для просмотра информации о письме перейдите в раздел «Свойства письма»

Папки почтового ящика

Панель навигации отображается слева, когда вы заходите в свой почтовый ящик. Вы увидите:

• входящие
• отложенные
• избранное
• отправленные
• архив
• черновики
• спам
• вся почта
• корзина.

Входящие

В папке «Входящие» хранятся полученные вами письма. В списке отображается общее количество сообщений.

Отложенные

В данном разделе отображаются отложенные письма. 

Избранное

Отмечайте письма как избранные, чтобы собирать все важные письма в одной папке.

Отправленные

В папке «Отправленные» хранится копия всех писем, которые вы успешно отправили. 

Архив

В данном разделе хранятся все архивированные письма.

Черновики

В папке «Черновики» хранятся письма, которые вы сохранили, но ещё не отправили. 

Спам

Когда система идентифицирует сообщение как подозрительное на спам, оно доставляется в папку «Спам».

Вся почта

В данном разделе отображаются все письма без сортировки по папкам.

Корзина

В папке «Корзина» хранятся письма, удаленные из других папок. 

Другие папки

Быстрое создание новой папки

Нажмите «Создать» чтобы быстро создать новую папку. 

Укажите название и родительскую папку.

Быстрый доступ к управлению папками

Все дополнительные папки находятся внизу списка. 

Настройки почты

Правила 

Кнопка «+ Правило» — предназначена для создания нового правила автоматической обработки писем.

Мои адреса

• ваш ящик — отображает основной адрес электронной почты пользователя
• дополнительные адреса — список альтернативных адресов. Почты, с которых письма приходят в основной ящик пользователя, и с которых также можно отправлять письма
• рассылки, в которых вы состоите — список групп или списков рассылки, участником которых является пользователь, с указанием прав на отправку писем в эти группы (например, «Только владельцы» или «Все»).

Автоответ

• переключатель статуса автоответа — позволяет включить или выключить функцию. Когда автоответ включен, на входящие письма приходит автоматический ответ
• поле «Тема» — текстовое поле для ввода темы автоматического письма 
• поле «Сообщение» — окно с панелью форматирования текста для ввода основного содержимого автоматического ответа
• переключатель «Ограничить период» — позволяет задать временные рамки работы автоответа. Если переключатель выключен, автоответ работает всё время.

Подписи

Кнопка «+ Создать» — предназначена для создания новой подписи, чтобы добавить её в новые письма.

Отправка от вашего имени — позволяет настроить, кому разрешено отправлять письма от имени вашего ящика. Доверенный пользователь увидит ваш адрес в поле «От кого».

1. Поле ввода адреса — текстовое поле для ввода адреса доверенного лица (например, assistant@corp.ru).

2. Выпадающий список типа отправки — выбор режима отображения отправителя:

• «От имени» — добавляет заголовок Sender — получатель видит «доверенный от имени владельца»
• «Как я» — скрывает доверенного, письмо выглядит как отправленное вами.

3. Кнопка «+ Добавить» — служит для подтверждения и сохранения внесённых настроек делегирования отправки.

4. Полный доступ к ящику — информационный блок, показывающий, кто может читать и разбирать вашу переписку целиком: письма, папки, вложения, отправка от имени ящика. Такой доступ выдаёт администратор — обратитесь к нему, чтобы открыть или закрыть его. 

Доступ

Раздел предназначен для управления паролями приложений, которые используются для подключения к почтовому ящику через сторонние почтовые клиенты.

Доступные элементы управления

• поле ввода названия — текстовое поле для ввода имени создаваемого пароля. Например, для идентификации конкретного приложения или устройства
• кнопка «Создать пароль» — генерирует уникальный пароль для интеграции со сторонней программой
• список созданных доступов — отображает ранее созданные подключения с указанием их названия, даты создания и кнопкой управления (троеточие) для вызова дополнительных действий, таких как отзыв или удаление пароля.

Уведомления

Раздел предназначен для настройки системных оповещений о новых письмах и календарных событиях.

Доступные настройки и элементы управления

1. Информационная панель статуса — отображает текущее состояние уведомлений на рабочем столе и содержит кнопку «Включить» для активации всплывающих окон в операционной системе

2. Блок выбора типов уведомлений

• переключатель «Письма» — включает или выключает оповещения о входящей почте
• переключатель «События» — отвечает за уведомления о мероприятиях и встречах
• переключатель «Push-уведомления» — активирует прямые push-оповещения
• кнопка «Выключить все» — позволяет в один клик деактивировать все активные типы уведомлений
• переключатель «Звук уведомлений» — управляет звуковым сопровождением при получении оповещений.

3. Настройка «Напоминать о встрече» — выпадающий список для выбора стандартного времени предварительного напоминания до начала мероприятия. Выбор подставляется автоматически в новые встречи и принятые приглашения

4. Переключатель «Присылать напоминания на почту» — включает дублирование уведомлений в виде писем на электронный ящик, которые приходят даже при закрытой вкладке сервиса

5. Лента уведомлений — блок в нижней части экрана, отображающий список последних полученных оповещений, например, о тестовых письмах, с указанием отправителя, темы, времени получения и статуса прочтения.

Вид

1. Переключатель «Собирать письма в цепочки» — управляет режимом группировки сообщений:

• при включенном режиме — письма, относящиеся к одной переписке, объединяются и отображаются одной строкой
• при выключенном режиме — каждое полученное или отправленное письмо отображается в списке в виде отдельной строки
• особенности — в папках «Корзина» и «Спам» сообщения всегда отображаются по отдельности, независимо от положения переключателя.